Mapowanie procesów jest już działaniem popularnym i obecnym właściwie w każdej większej firmie. Polega na graficznym przedstawieniu wszystkich procesów i działań podejmowanych przez przedsiębiorstwo. Coraz częściej firmy posługują się w tym celu programami do mapowania procesów.
Jak działają programy do mapowania procesów?
Programy do mapowania procesów pozwalają na przedstawienie w formie graficznej wszystkich działań podejmowanych w przedsiębiorstwie. Są wygodniejsze od wersji papierowych czy zwykłych programów graficznych, ponieważ pozwalają na bezproblemowe wyedytowanie procesu gdy zachodzi taka potrzeba (zmiana przebiegu, błąd), a także sugerują kolejne kroki i decyzje do podjęcia.
Dlaczego warto mapować procesy w programach do tego przeznaczonych?
Dzięki programom do mapowania procesów, jak już wspomniano, łatwiej jest wyedytować poszczególne działania. To jednak nie jedyna zaleta tych programów. Dzięki nim łatwiej także upowszechnić informację o przebiegu procesów wśród pracowników – wykres z programu do mapowania procesów może zostać łatwo rozesłany do poszczególnych pracowników i jest do wglądu w każdej chwili. Dzięki temu przedsiębiorstwo ma narzędzie wiele ułatwiające nowym pracownikom – już zaczynając pracę widzą, jak przebiegają procesy w firmie, w każdej chwili mogą na nie zerknąć i wiedzą co dalej robić bez proszenia o częste konsultacje i pomoc doświadczonych pracowników.
Czy wszyscy pracownicy powinni mieć dostęp do programu do mapowania procesu?
Pracownicy powinni uczestniczyć w samym mapowaniu, ponieważ uczestnicząc w procesie znają go najlepiej i potrafią wiele wyjaśnić mapującemu, szczególnie jeśli pracuje on w innym dziale. Powinni widzieć także jak wygląda proces po zmapowaniu, ponieważ jest to dla nich ogromne ułatwienie w codziennych czynnościach i podejmowaniu nowych wyzwań. Jednak nie wszyscy muszą mieć dostęp do samego programu do mapowania procesów, ponieważ w innym przypadku mógłby się zrobić bałagan i mapowanie nie przebiegłoby szybko i bezproblemowo. Wystarczy by tylko wskazane osoby pracowały nad mapowaniem, a inne ewentualnie sprawdzały, czy wszystkie działania zostały właściwie naniesione i czy przypadkiem nie pojawiły się jakieś błędy.