Każda kancelaria notarialna prowadzi dokładną ewidencję akt notarialnych. Dokumenty te są przechowywane przez określony czas, zapewniając ich bezpieczeństwo i dostępność. Ale jakie dokładnie akty znajdują się w archiwum kancelarii i jak długo są one tam przechowywane? Oto kluczowe informacje na ten temat.
Ewidencja – obowiązek czy potrzeba?
Przeprowadzenie aktu notarialnego to jedno, ale jego odpowiednie zarchiwizowanie to osobne zadanie. Każda kancelaria notarialna jest zobowiązana do prowadzenia ewidencji akt notarialnych. To nie tylko obowiązek wynikający z prawa, ale także gwarancja bezpieczeństwa dla klientów i samej kancelarii.
Właściwie prowadzona ewidencja ułatwia dostęp do dokumentów w przyszłości, co jest szczególnie ważne w przypadku sporów prawnych czy potrzeby weryfikacji danych.
Jakie dokumenty trafiają do ewidencji?
Każdy akt notarialny sporządzony w kancelarii notarialnej jest rejestrowany i przechowywany. Obejmuje to m.in. umowy sprzedaży, testamenty, pełnomocnictwa, akt założycielski spółek czy poświadczenia dziedziczenia.
Oprócz samych aktów, kancelaria notarialna przechowuje też kopie dokumentów, które towarzyszyły sporządzeniu aktu, takie jak dowody osobiste, zaświadczenia czy umowy przedwstępne.
Okres przechowywania aktów
Przepisy prawa określają, jak długo kancelaria notarialna musi przechowywać poszczególne rodzaje dokumentów. W większości przypadków jest to co najmniej 10 lat. Jednak niektóre dokumenty, ze względu na swoje znaczenie, są przechowywane przez całe życie notariusza, a nawet dłużej.
Warto pamiętać, że kancelaria notarialna jest zobowiązana do zachowania tajemnicy zawodowej, dlatego też dokumenty przechowywane są w bezpieczny sposób, chroniąc prywatność klienta.
Dostęp do dokumentów
Ewidencja akt notarialnych jest prowadzona w sposób uporządkowany, co ułatwia dostęp do nich w razie potrzeby. Klienci, którzy chcą uzyskać kopię swojego aktu, mogą to zrobić w kancelarii, w której akt został sporządzony. Proces ten jest zazwyczaj szybki i sprawny, dzięki dobrze prowadzonej ewidencji.
W przypadku śmierci notariusza lub zamknięcia kancelarii, dokumenty są przenoszone do innej kancelarii lub archiwum państwowego, co gwarantuje ich dalsze bezpieczne przechowywanie.
Wybierając się do kancelarii notarialnej, warto mieć świadomość, że wszystkie sporządzone tam akty są odpowiednio zarchiwizowane i chronione. To nie tylko gwarancja bezpieczeństwa, ale także pewność, że w razie potrzeby, dokument będzie łatwo dostępny.